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    【解説動画+テンプレあり】プロジェクトをより良く進めるアクション「気づきトリアージ」の実践方法

    複(fu)雑かつ変化の激しいプロジェクトをより良くしていくため、うまく進めていくためには、活(huo)動を定(ding)(ding)期的に改(gai)善(shan)する仕組みが必要です。チームメンバー全(quan)員(yuan)の目線を使い、プロジェクトを定(ding)(ding)期的に改(gai)善(shan)し続けていくための手法(fa)の一(yi)つとして、今回は、定(ding)(ding)例会(hui)議・ミーティングで有効(xiao)活(huo)用できる「気づきトリアージ」というアクションをご紹介します。


    こんな課題にお悩みの方(fang)に…

    • メンバーに、もっと積極的にプロジェクトに参加してほしい
    • 自律的に行動できるチームを作りたいが、思うようにいかない
    • メンバーが抱えている課題をうまく拾いきれない

    プロジェクトをより良くする個々の「気づき」とは

    まずは、次のような状(zhuang)況をイメージしてみてください。

    立ち上げから半年ほどが経過した、ある企業の大(da)規模プロジェクト。ひとまずは小さくトライ&エラーを繰り返す方針で数名(ming)からなるチームが作(zuo)られました。

    プロジェクト自体は順調に前進しているように見えましたが、その裏側で、メンバーはそれぞれがちょっとした違和感を感じるようになったり、新しいアイデアを試すタイミングを言い出しそびれたり……そうした小さな課題が、だんだんと蓄積しつつありました。

    Aさん:(この間、別のプロジェクトで新しいツールを試したらとてもよかったから、このチームでも試してみたい。効率的になると思うけど、今からだと迷惑かな?)


    Bさん:(もっと議論する時間が欲しい。週1回1時間の定例会議では時間が足りないのではないだろうか…)


    Cさん:(最近、チームでふりかえりができていない気がする。次回は、ぜひ今までとは違う形でふりかえりをして様子を見てみたい!)


    Dさん:(プロジェクト内容の変化が激しくて、想定していた稼働を超過してしまっていて大変なんだけど、リーダーはそれどころではなさそうだし、どのタイミングで相談すればいいかな…)


    —— このように、メンバーが抱(bao)くようになった「違和感(gan)(モヤモヤ)」や、「ひらめき(新(xin)しいアイデア、提案)」などを、ここでは総称して「気づき」と呼びます。

    個々人のメンバーが感じるようになったこれらの「気づき」を、例えばひとりのリーダーが全て引(yin)き受(shou)けて解決することは非常に困難(nan)です。しかしこうした気づきを放置してしまうと、いずれ問題を引(yin)き起こしたり、メンバーが力(li)を十分(fen)に発(fa)揮できなかったりと、プロジェクトのスムーズな進行を妨(fang)げる要因になりかねません。

    だから、気づきを得た本人が「自分で」具体的な行動の提案に変えて、自分自身も納得できる解決策へと落とし込んでいく必要(yao)があります。そのための一つの手法が、今回ご案内する「気づきトリアージ」です。

    トリアージとはもともと、災(zai)害医療(liao)の現(xian)場(chang)などで使(shi)われる医療(liao)用語であり、緊急度などを判断して治(zhi)療(liao)や搬(ban)送の優先(xian)順(shun)位をつける行(xing)為のことを指(zhi)します。

    気づきトリアージを実(shi)行(xing)することにより、プロジェクトチームは次(ci)のような成果を得(de)ることができます。

    1)プロジェクトメンバーの多様性を活かし、問題を解決できる
    2)自分が抱いている課題感に対して、自分で意思決定を行い解決できる

    具体的な実践方法を解説

    まずは「気づきトリアージ」がどのようなアクションなのか、具体的にイメージしていただくために、その流れと手法を紹介していきます。

    <気づきトリアージ実践のための3つのステップ>
    STEP1:みんなで「気づき」を書き出し、次のアクションを考える
    STEP2:次のアクションに対する助言を、他のメンバーからもらう
    STEP3:これから取り組むアクションを自分で確定する

    百聞は一見に如かず……ということで、上記3つのステップを意(yi)識しながら、実(shi)際に「気づきトリアージ」を行っている様(yang)子を動画でご覧ください。

    —--

    大まかな流れを、何(he)となく掴(guai)んでいただけましたでしょうか? それではここから、一つひとつのプロセスと実(shi)施する際のポイントについて詳(xiang)しく説明します。

    動(dong)画で使用している「気づきトリアージ」のテンプレートも公開しましたので、ぜひお使いください。

    STEP1:みんなで「気づき」を書き出し、次のアクションを考える

    気づきトリアージで大切なポイントは「気づきを自分(fen)から発信すること」、そして「その気づきに対する次のアクションを、自分(fen)で考えること」、この2点です。

    1)気づきを書き出す:

    定例会(hui)議・ミーティングの時間を利用(yong)し、まずは5分ほど時間を取ります。付箋やチャットなどを利用(yong)し、メンバーがそれぞれの気づきを自分で書き出します。

    ここでは例として、冒頭でふれた「Aさん」の気づきにフォーカスしてみることにします。

    Aさん:(この間、別のプロジェクトで新しいツールを試したらとてもよかったから、このチームでも試してみたい。効率的になると思うけど、今からだと迷惑かな?)

    2)優先順位をつける:

    気づきが複(fu)数ある場(chang)合は自分で優(you)先(xian)順(shun)位をつけて、今日のミーティングで話す項(xiang)目を決定します。「1人3分以内で話す」など、使える時(shi)間を決めておくのもよいでしょう。

    3)次のアクションを提示する:

    話す内容が決定したら、その日のファシリテーター担当者(リーダーではなく)が、起案者に対して次のように問いかけを行ってください。

    進行役:「あなたの気づきを解消するためには、どんなアクションが必要ですか?」「どんな情報が得られれば、具体的に検討することができますか?」

    はじめて気づきトリアージを実施する場合は、ファシリテーターから以下の4つのアクションを提示し、起案者に選択してもらうとよりスムーズです。

    進行役:「あなたの気づきを解消するために、次の4つの中だと、どれが必要そうですか?」

    <起案者が選択>
    A:自分のタスクにする
    B:誰かにタスクをお願いする
    C:誰かに情報やヘルプをお願いする
    D:感想・情(qing)報を共有(you)する

    問いかけられた起案者は、自ら考えて次のアクションを選択し、他のメンバーに対して提示します。

    Aさん:「今回はCで、誰かに情報やヘルプをお願いしたいです。新しいツールの導入を検討するために意見を聞いて、賛成の方が多ければ導入を進めたいと考えています」

    STEP2:次のアクションに対する助言を、他メンバーからもらう

    次のステップでは、自分で考えたアクションに対して、他のメンバーから助言をもらいます。(例:全員からひとことずつ/アドバイスできる人が挙手/起案者が指名する)

    進行役:「次のアクションに対して、誰からどんな助言が必要ですか?」


    Aさん:「ツールに詳しいBさんに、この導入についての意見を聞きたいです」


    Bさん:「まずはツール導入のメリット・デメリットと、導入することでどのような成果が見込めるのか、現在のツールでは不足している点など、みんなが比較検討するための材料を洗い出すことが必要ではないですか?」

    STEP3:これから取り組むアクションを確定する

    1)次のアクションの選択:

    必要な助言を得た後、起案者に次のアクションを決めてもらいます。起案者は、最終的に自分が最も納得できるアクションを選択します。

    進行役:「もらった助言をもとにすると、次はどのアクションが必要そうですか?」

    <起案者が選択>
     A:自分のタスクにする
     B:会議のアジェンダにする
     C:別途議論する時間をつくる
     D:この場で解消した

    Aさん:「Bさんの指摘通り、まずは私の方で導入を検討してもらうためのポイントを整理し、改めてみなさんにご意見をうかがいます」(自分のタスクにする)

    2)スケジュールを決定:

    アクションを選択したら、それを着実に実行するために「いつまでに何をするのか」を起案者自身が決定します。

    進行役:「ではいつまでに何が必要になりますか?」


    Aさん:「次回の会議までに、現ツールとの比較検討資料を作成してきます」

    3)最終確認:

    本当に起案者が納得できる決定になったかどうか、アクションを進められるかどうか、最後に確認します。もし起案者に不安が残っていたり、納得できない部分がある場合はそれをスルーせず、〈 STEP2 〉に戻り、追加で議論を行ってください。

    進行役:「アクションを進めるために必要なものが得られましたか?」


    Aさん:「はい。得られました」


    気づきトリアージの時間を設けることによって、Aさんが漠然と考えていた「新ツールを導(dao)入したい」というアイデアが、会議の場で具(ju)体的なタスクになり、一歩前(qian)進しました。

    繰り返しになりますが、この手法は気づきを得た本人が「自分で」具体的な行動の提案に変えて、自分自身も納得できる解決策へと落とし込んでいくことに大きな意味があります。

    気づきトリアージを実践するときのポイント

    気づきトリアージを実践するには、いくつかのポイントがあります。以下を参考に、ぜひみなさんのプロジェクトでも取り入れてみてください。

    所要時間 慣れてくると、5人の会議であれば15分ほどで実施が可能。はじめは「1人3分まで」など時間のルールを決めておくのもよいでしょう
    参加可能人数 制限はありません。ただし人数が多い場合は時間がかかるため、事前に気づきを付箋に書いてきてもらうなど、状況に応じて工夫は必要です
    参加対象 全メンバー。ただし役割や経験などから離れ、全員がフラットな状態で取り組むことが重要です
    開催頻度 1回限りではなく、定例会議・ミーティングの場で定期的に行うことを推奨します

    プロジェクト推進のためのナレッジ「ProjectSprint」

    今回(hui)はプロジェクトを「定期的(de)に改(gai)善(shan)する仕組み」の手(shou)法の一(yi)つ、気づきトリアージの実践方法について詳しく解(jie)説しました。

    コパイロツトでは、こうした手(shou)法(fa)を含むプロジェクト推進のための独(du)自ナレッジを体系(xi)化し、オープンソースとして公(gong)開しています。

    ▼Project Sprint

    「自分たちではちょっと導入(ru)が難しい…」と感じる企(qi)業の方には、導入(ru)・改善支(zhi)援(yuan)も行っています。

    チームメンバーが自(zi)律的に活動しやすい環境、そして激しい変(bian)化(hua)に適応(ying)しながらプロジェクトを推進していく仕組みを、みなさんのチームと一緒に構築します。ご興味(wei)のある方(fang)は、お気軽にお声がけください。

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    参考資料

    コパイロツトは、課(ke)題整理や戦(zhan)略(lve)立案から参画し、プロジェクトの推(tui)進支援(yuan)をいたします。お気軽にお問い合わせください!

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