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    1枚絵で理解するホラクラシー〜始め方〜

    前回、ホラクラシーの全体像について、特にRoleの定義とTensionが解消されていくプロセスを中心に説明しました。

    nirjadesai.com

    今回は、その内容を踏まえ、どのようにホラクラシーの導入をスタートさせるのか?について、コパイロツトでの実際の導入事例をご紹介します。

    ホラクラシー導入の5ステップ

    「ホラクラシー」では、導入ステップについて以下の5つが必要だと書かれています。

    ステップ1:ホラクラシー憲法を採択する
    ステップ2:ガバナンスの記録を共有化するシステムを立ち上げる
    ステップ3:初期構造を決定する
    ステップ4:第一回ガバナンス・ミーティングを開催し、選挙を実施する
    ステップ5:定期的な戦術的ミーティングとガバナンス・ミーティングの予定を組む

    コパイロツトではまずは「ホラクラシー」の内容を忠実に守り、型通りに進める方針なので、上記通りに進めました。
    ステップ1~51を具体(ti)的(de)にどのように進(jin)めたのかを1ステップずつ説(shuo)明します。

    ステップ1:ホラクラシー憲法を採択する

    ホラクラシー憲法の採択について「ホラクラシー」では以下のように書かれています。

    ホラクラシーをあなたの組織(またはチームや部門)の新しい権力構造として採用するためには、まず、正式に権力を保持する人が誰であれ、 その人物は権力をホラクラシーの「ゲームのルール」に明確に委譲しなければならない。
    このルールはホラクラシー憲法に正式に記録されている。
    したがって、ホラクラシー実践の第一歩は、現在の権力保持者に、組織の権力の座として、この書類を承認させることである。


    まず、採択するためには憲法の理解が必要です。
    いきなり英語(yu)(yu)の憲法を読むのは大変なので、日(ri)本(ben)語(yu)(yu)訳を参考に理解をしました。

    英語(yu)版はこちらです。

    英語(yu)版も全(quan)て理解(jie)する必要性は認識していますが、時(shi)間がかかるため、コパイロツトでは、「ホラクラシー」を熟読(du)し、内容を1枚絵にまとめることで、概要を理解(jie)し、導入を進める中で日本語(yu)訳では分(fen)からないところを部(bu)分(fen)的に、英語(yu)の憲法を参(can)照しつつ進めるというやり方でスタートしました。

    いよいよ、憲法を採択し、導入です。
    採択は、ホラクラシー導入前の最高権力保持者であるRatifiersが行います。コパイロツトでは社長の定金です。
    憲法を採択するということは、自分の権力をホラクラシーのルールに委譲するということを意味し、これ以降、ホラクラシーのルール、プロセスに乗っとった組織運営が始まります。

    ステップ2:Governanceの記録を共有化するシステムを立ち上げる

    コパイロツトでは、Governanceの記録を共有化するシステムとしてGlassFrogを導入しました。
    理由としては、「ホラクラシー」の中で取り上げられているシステムだったことや、ホラクラシーを提唱している会社が作っているシステムなので、システムを使いつつホラクラシーについても理解を深められると考えたからです。

    システムを使うにあたり、使い方ガイドを一通り日本語に訳し、導入の中での疑問点についてはGlassFrog内のホラクラシーコーチによる chatサービスを利用し、適宜質問をして解決をしています。

    ステップ3:初期構造を決定する

    憲法を採択すると組織のAnchor Circleが決まります。
    Anchor Circleとは憲法を採択した新しい構造において一番大きなCircleで、憲法により統治される全ての仕事が完全に含まれます。
    Ratifiersは憲法を採択する際に、Anchor CircleのLead Linkを任命します。
    まずは、初期構造を決めるのは誰で、初期構造とは何か?について説明します。

    初期構造を決めるのは誰か?
    Anchor CircleのLead Linkです。
    初期構造の出発点として「ホラクラシー」ではこのように書かれています。

    アンカーサークルのリードリンクには次(ci)の責務がある。 「組織(zhi)(zhi)の歴史、現在(zai)の能(neng)(neng)力(li)、使(shi)(shi)用(yong)可能(neng)(neng)なリソース、パートナー、特徴、文(wen)化、事業構造、ブランド、市(shi)場についての理解その他関(guan)連性があると思われる他のすべてのリソースと要(yao)因を含めて、組織(zhi)(zhi)に作用(yong)しているあらゆる制約と使(shi)(shi)用(yong)可能(neng)(neng)なすべてのものを考(kao)慮して、組織(zhi)(zhi)が世界(jie)において持続(xu)的(de)に発揮(hui)でき、組織(zhi)(zhi)に最もふさわしい、潜在(zai)する究極のクリエイティブな能(neng)(neng)力(li)を発見(jian)して明確にしていく」 憲法では組織(zhi)(zhi)の目的(de)を以上のように正式(shi)に規定(ding)している。



    初期構造とは何か?
    初期構造とは、以下の4つです。
    (1)Anchor CircleのPurpose、Accountabilitiesの設定、Anchor CircleのRole、Sub-Circleの新設とPurpose、Accountabilitiesの設定
    (2)Anchor CircleのPurposeの指標として、Metricsを設定
    (3)Metricsを報告するAnchor CircleのRoleの決定
    (4)Anchor CircleのRoleへの人のアサイン決定

    これら4つすべてLead LinkのAccountabilities2であり、Lead Linkが行います。
    実際にやってみて、Lead Linkは責任重大で大変だと思いましたが、「ホラクラシー」の中でも初期構造に完璧を求める必要ないと書かれていますし、あまり、気負う必要はないということをLead Linkに任命された人だけでなく、周りも理解しておく必要があります。

    ホラクラシーはあなたの組織(zhi)の構(gou)(gou)造を時間とともに進化させる生きたシステムだから、初(chu)期構(gou)(gou)造はガバナンス・ミーティングを開くたびに変化していくだろう。 当(dang)初(chu)のクライアント企業(ye)では、ホラクラシー導入から一年ほど経過(guo)すると、はじめに使っていた構(gou)(gou)造は跡形もなくなっているのが普通(tong)である。


    「ホラクラシー」では初期構造を作る手(shou)法(fa)について、このように書(shu)かれています。

    初期(qi)構造(zao)を描くためによく使(shi)われる方法は、既に活動している部門やチームを単(dan)純(chun)にサークルに置き換えて、サークルを設定することである。さらに、既に明確に発(fa)生している仕事(shi)を捉えて、各(ge)サークル内で単(dan)純(chun)な役(yi)割を設定する。


    また、「ホラクラシー」では初期構造を作(zuo)る上(shang)でのポイントを以下のように示しています。

    存在すべきとか発生すべきとあなたが考えるものではなく、既(ji)に存在するもの、発生しているものを捉えて初期構造を決定しよう。 先回りする必要はない。目標は、組織(zhi)内の誰もが少(shao)なくとも一つの役割を担当できるようにすること、その役割は少(shao)なくとも一つの目的か一つの責務が付与されていること、 そしてそれらの役割が、まず初期サークルの中(zhong)にグループ化されていることである。 既(ji)に発生しているものをそのままベースにしよう。

    以下、社内でホラクラシーの説明会を実施した際のQAです。

    Q1.初期構造を作るときにCircleにすべきかRoleにすべきか迷います。
    A1.上記でも記載したように、既に存在する構造をそのまま置き換えるのが良いと思います。 会社の規模にもよりますが、小規模であるコパイロツトで導入した所感として、ある程度の規模がある部署や部門をCircleとし、小規模であれば、Circleではなく、Anchor CircleのRoleとし、複数人アサインし、それぞれFocusを定義する方が始めやすいと思います。
    Circleを作る場合は、必ずCore Rolesの設定が必要となりそれなりの人数が必要な上、設定すべきMeetingも増え、煩雑になるからです。

    Q2.Anchor CircleのLead LinkはSub-Circleの新設とPurpose、Accountabilitiesの設定をするとありますが、Sub-CircleのRoleは新設しないのですか?
    A2.CircleごとにLead Linkが存在します。
    なので、Anchor CircleのLead LinkはAnchor Circleの中にRoleかSub-Circleを新設し、Sub-Circleの場合は、Sub-CircleのLead Linkを任命するところまでがAccountabilitiesとなり、 Sube-Circle内の初期構造の設定はSub-CircleのLead Linkが行います。

    Q3.Anchor Circleの初期構造を作るのはAnchor CircleのLead Linkというのは分かったけれど、これ以降、新しくCircleを作る場合は誰が初期構造を作るのですか?
    A3.ホラクラシーはCircleの入れ子構造で成立しているので、「Anchor CircleのLead Link」という部分を「 Sub-CircleのLead Link」と読み替えてください。
    規模が小さくなるだけでやることは同じです。

    ステップ4:第1回Governance Meetingを開催し、選挙を実施する 

    選挙はホラクラシーで開催される2種類のMeeting、Governance MeetingとTactical Meetingのうち前者に当たります。
    「ホラクラシー」に記載されている進め方(fang)は以下(xia)です。

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    Governance Meetingのプロセス

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    Governance Meetingのプロセス「4.統合的選出プロセス」の詳細

    この手順で行いましたが、テレカン参加者がいたため、ここに記載されている「投票用紙」を「Slackのスレッドへの投稿」と置き換え、推薦者を記入し同時に投稿するというやり方をしました。

    f:id:copilot:20181229144955j:plain
    選挙の様子。左画面はGlassFrogを映し、右画面は進め方の資料と参加者を写しています。



    実施した結果と所感

    決められた手順に沿って実施するので、あまり時間はかからず、4つのCore Rolesを決定するにあたり30分程度で決まりました。
    最初に進め方のフローと諸注意事項(Lead LinkはSecretaryとRep Linkにはなれない)ということを参加者全員にインプットしている状態だとスムーズです。

    実施した感想として、統合的選出プロセスの2.推薦で、投票者はなぜその人を推薦したのか?理由を述べますが、そこで推薦された人はCircle Memeberからどのように見られているのか、何を期待されているのかが明確に分かり、Roleに対する責任感が生まれる良い場だと感じました。
    また、導入初期はCore Rolesは何をすべきか実践が伴わず、あまり理解できていない状態だと思います。
    このプロセスを踏むことで、何をすべきなのか?を再認識できることも合わせて実感しました。

    ステップ5:定期的なTactical MeetingとGovernance Meetingの予定を組む

    「ホラクラシー」では、Tactical Meetingの開催頻度は週1回、Governance Meetingの開催頻度は月1回が良いとされています。
    ただし、慣れるまでは、開催頻度を高くしたり、開催時間を長くしたりと柔軟な対応が必要となります。

    誰が予定を組むのか?開催頻度を決定するのか?
    SecretaryのAccountabilitiesです。
    Secretaryに決定権があり、注意すべき点として「ホラクラシー」では以下のような例が示されています。

    あるサークルのセクレタリーが、隔週のガバナンス・ミーティングをスケジュールしておいたところ、ある朝、CEOが「海外出張に出るので、次のミーティングには出られない。だからスケジュールし直してくれ」と告知したのだ。 自分が関与すべき大事な議題がミーティングで話し合われることを懸念したからである。

    ホラクラシー憲法では、サークルのガバナンス・ミーティングと戦術的ミーティングの日程を組んだりキャンセルしたりすることは、選出されたセクレタリーに権限が与えられている。
    日程をいつにすべきかに関して、誰でも情報を提供できるが、それを考慮するかしないかを決める権限は、セクレタリーにあり、その件を追求する必要はない。

    まとめ

    ここまでの5つのステップを踏むことでようやく感知されたTensionを中心に回すためのホラクラシー運営の準備が整いました。
    以下の図で表したようなCircle運営が始まります。

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    日々のCircle運営全体像

    次回は具体的(de)にそれぞれのMeetingでTensionをどのように扱うのか、Meetingの進め方を中心に説(shuo)明します。

    (執筆:伊藤真(zhen)佑(you)美)


    1. コパイロツトでは、ホラクラシー用語について英語のまま使っていますので、ガバナンスはGovernance、戦術的ミーティングはTactical Meetingと以後記載します。

    2. この4つのAccountabilitiesのうち(1)は初期構造を作るときのみLead Linkが行使できるもので、以後Governance Meetingで話し合いを行い、新設、削除、変更を行います。

    コパイロツトは、課題(ti)整(zheng)理や戦略立案から参画し、プロジェクトの推進(jin)支援をいたします。お気軽にお問い合わせください!

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