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プロジェクトマネジメント・ナレッジマネジメント・組織づくりについてコパイロツトが
日々の実践を通じて考えていることをお伝えするメディア
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    状況の整理から着手し、着実に「プロジェクト化の第一歩」を踏み出すために必要なこと

    日々、多くのプロジェクトを抱えて奔(ben)走しているなかで、新しいミッションや課題への対応が次(ci)々に求められる。まだゴールや要(yao)件(jian)が整理されていないため、専任(ren)のメンバーをアサインできず、自分自身も他業(ye)務と兼任(ren)しながら取(qu)り組むしかない——多くのプロジェクトリーダーのみなさんは、そうした状況に直(zhi)面したご経(jing)験があるのではないでしょうか。

    例えば新規事業の創出やDXなど、組(zu)織にとっての重要度(du)が高(gao)く関係(xi)者が多(duo)岐(qi)にわたるうえ、多(duo)方(fang)面に及ぶ専門的な知見が必要とされるミッションは、そもそも「着手するまで」のハードルが非(fei)常に高(gao)いものです。

    コパイロツトでは近年(nian)、そんな、いわば “これからプロジェクト化していく前(qian)の段階”から、クライアント、プロジェクトリーダーの支援(yuan)をすることが増えてきました。

    そうしたケースにおいて、私たちがどのような考え方(fang)のもと、どのようなプロセスで支(zhi)援をしているのか。そしてどんなところに価値(zhi)を感じていただいているのか。今回は具(ju)体例をもとに、詳(xiang)しくご紹(shao)介します。

    「プロジェクト化する前段階」の状態とは

    改めてになりますが、「プロジェクト化する前段階」では、主にリーダーの方が以下のような課題(ti)を抱えていらっしゃることが多いと思います。(あくまでも一例です)

    • 「新規事業を立ち上げる」「社内のDXを進める」など、大枠のミッション、課題のみが存在する
    • 「これを検討しておいて」という、ざっくりとしたパスだけが突然渡される
    • これから個々のプロジェクトのゴール(着地点)を設定し、社内の合意を得ながら具体的なチーム作り、予算の確保、スケジューリングなどをしていく必要がある
    • 関係する部署、関係者の人数が非常に多く、横断的なマネジメントが必要である
    • 詳細が決まる前段階のため、専任のチームやメンバーが不在である(通常業務と並行して進めなければならない)

    このように課題の粒度が大きく曖昧な状態から一歩前進するために必要なのは、ひとつひとつの状況を整理して「プロジェクトに着手できる状態」を作ることです。

    私(si)たちは、クライアントがまずこの“第一歩”を踏み出せるようにするための支援(yuan)を行なっています。

    今までご一緒(xu)したクライアントが、コパイロツトに声をかけてくれた理由は主に2つに集約されます。

    1つは、多忙なリーダーをプロジェクト推進(jin)の専門家としてサポートすることでリソース不足を解(jie)消し、着(zhe)実にプロジェクト化を進(jin)めるため。もう1つは、第三者の立(li)場から客観的(de)に状況を把握し、関係(xi)者間の横(heng)断(duan)的(de)なコミュニケーションを円滑に行なっていくためです。

    実(shi)際、現場でさまざまなクライアントの支援を行なっているメンバー2名にも話を聞きました。

    「複数の部署が関(guan)係(xi)(xi)する、またパートナー企業が複数いる場合(he)など、関(guan)係(xi)(xi)者が多(duo)い状態で、社内のメンバーが全体を俯瞰(kan)してプロジェクト化を進(jin)めることは至難の技(ji)です。どうしてももともとの関(guan)係(xi)(xi)性に引っ張られてしまうため、第三者がフラットな視点で期待値(zhi)や認(ren)識をすり合(he)わせ、コミュニケーションをリードしていくことが有効(xiao)だと思います」(:プロデューサー/プロジェクトマネージャー)

    「困ったときにご相(xiang)談(tan)いただくケースだけではなく、長期間(jian)にわたってさまざまなプロジェクトをご一緒しているお客さまとは、常に『プロジェクト化(hua)する前段(duan)階』の状態(tai)であるという意識で議論を行うこともあります。

    そのとき議題に挙(ju)がったテーマを中心に置いて、立(li)方体をあらゆる角(jiao)度から眺めるように問いを立(li)て、曖昧な輪郭をはっきりさせていく。そうしたプロセスを繰り返すなかで、私たちから提案させてもらい、次のプロジェクトを立(li)ち上げていくようなイメージです」(:プロジェクトファシリテーター/プロジェクトイネーブラー/在(zai)野研究(jiu)者)

    曖昧な状態から「プロジェクト化」する2つのステップ

    「プロジェクト化する前段(duan)階(jie)」における支援の主なプロセスは、大きく次(ci)の2段(duan)階(jie)のステップに分けられます。

    STEP1:プロジェクトで目指すべきゴールを、クライアントと共に探る

    例えば大(da)枠(枠)のミッションが新規事業の創出である場合、プロジェクト化する際にはもう少(shao)し具体化したゴールが必要となります。

    求められている事業はどんなものか、どの顧客層のニーズを満たせばいいのか、目指す売上(shang)規模はどの程度かなど、明(ming)確なゴールを設定するため、さまざまな問いをもとに検討を重ねていきます。

    ゴールを明確(que)にしていくためには、会(hui)社(she)としての経営戦略や中期(qi)経営計画から、担当者(zhe)個人の思いなどまでを踏まえた事業軸、そして現在の社(she)会(hui)の中で顧客(ke)がどのようなニーズを持っているかの顧客(ke)軸、双方の軸から要件(jian)を一(yi)つひとつ精査していく必要があります。

    STEP2:プロジェクトを進める際の制約(リソース/期日など)を確認する

    プロジェクトのゴールを明らかにした後、現実的に割けるリソース(ヒト・モノ・カネ)の配分を決め、実行可能なスケジュールへと落とし込んでいきます。

    コパイロツトの支援内容の例
    • 関係者(経営層および関連部署を含む)に対するヒアリング
    • 外部のエキスパートに対するヒアリング、リサーチ
    • ヒアリング・リサーチにより収集した情報の整理
    • ミーティングの運営、ファシリテーョン
    • 議論および意志決定のサポート
    • 全体スケジュールの進捗管理   他

    企業内の文脈を尊重し、着実にプロジェクト化を進めていく

    「ゴールを設定する」「リソース配分とスケジュールを決(jue)める」という言葉の表面だけを捉えてしまうと、ごく当たり前のことのように感(gan)じられるかもしれません。しかしそもそも会社にとってのミッションの重(zhong)さ、課(ke)題の難易度の高さや複(fu)雑さ、関係者の多さなどの要因(yin)が重(zhong)なると、自(zi)社内(nei)だけでプロジェクト化し、直面するハードルを一つひとつクリアしながら推進(jin)していくことが困難になります。

    日々さまざまなクライアントと接しているコパイロツトのメンバーは、次のようなことを大切にしてプロジェクト化及びプロジェクト推進を実践しています。

    「私(si)たちのような外部パートナーが参(can)画(hua)する以(yi)前(qian)に、企業のみなさんはそれぞれの立場で課題について真(zhen)剣(jian)に考え、さんざん悩み、トライ&エラーを重ねていらっしゃることがほとんどです。その事実と向き合わずに、いきなり土足で踏み込んで正論や一(yi)般論をぶつけるのでは意(yi)味がないんですよね。

    今まで挑戦してきたにも関わらず実現が難しかったこと、失敗してしまったこと、セオリーはわかっているのにリソース不足でチャレンジできなかったことなど、そうした企業の中の文脈をしっかり理(li)解したうえでご一緒する姿勢を常に大切にしたいと思っています」(多田さん)

    「プロジェクト化する際は、そのとき限られたリソースの中でも、関わる人たちが確(que)実に行動できることを想定(ding)し、タスクやスケジュールなどを分解していく必要があります。

    例(li)えば極端な例(li)ですが、ゴール設(she)定のための議(yi)論を重ねた結果『組織を根本から変えなければならない』という結論に至ったとしても、課題が大きすぎてすぐ着手するのは無理ですよね。

    ですからそうした大きな課(ke)題を見据えつつも、まずは関わる人たちが着(zhe)実にアクションできることをゴールとして設定し、そのプロジェクトを一(yi)つひとつ推(tui)進(jin)していく。そうすると、一(yi)つのプロジェクトが完了してあるゴールが達(da)成されたとき、次の課(ke)題に着(zhe)手できる状態になる——私(si)たちは、そうした『プロジェクトが継続的に生まれる土壌』を育てているともいえます」(米山さん)

    「課題はある。でも、着手すべきことが多すぎる...」そんな「プロジェクト化する前段階」で立ち止まっている方へ

    コパイロツトでは今回ご紹介(jie)したように、明確なゴールがまだ決まっていない、これから要件の整理(li)が必要……などの「プロジェクト化する前(qian)段階」からの支援も実施しています。お気軽にご相(xiang)談ください。

    コパイロツトは、課題整理や戦(zhan)略(lve)立(li)案から参画し、プロジェクトの推進支援をいたします。お気軽にお問い合わせください!

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