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プロジェクトマネジメント・ナレッジマネジメント・組織づくりについてコパイロツトが
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    社内のメンバー同士でメンタリングを実施する「MyPilot制度」、始動しました

    オフィスで働く人(ren)、引き続きフルリモートで働く人(ren)、両方を使いわけながら働く人(ren)——現在(zai)どの企業においても、柔軟な働き方を選択(ze)する人(ren)が増えていることと思います。その中で社内(nei)のコミュニケーションをどのように深めていくか、新たな取り組みの必要性を感じている方が多いのではないでしょうか。

    コパイロツトでは2022年12月から、メンバー同士でメンタリングを行う「MyPilot制度」の実践をはじめました。

    私たちの社名(ming)「コパイロツト」は「副操縦(zong)士」という意味(wei)ですが、プロジェクトの副操縦(zong)士である私たちにも、自身のキャリアやスキルアップの面では「操縦(zong)士=パイロット」が必(bi)要なことがある。「MyPilot」という制度名(ming)には、「私のパイロット探(tan)し」という意味(wei)が込められています。

    これまでは、主(zhu)に共(gong)同(tong)創業者の定金が業務やキャリアに関する個(ge)(ge)人(ren)面談を行っていました。2020年に全メンバーがフルリモート勤務へ移行したため、リモート環境でのメンバー同(tong)士(shi)の関係性向上や、個(ge)(ge)人(ren)のスキルアップを目指すとともに、組織(zhi)の変(bian)化に合(he)わせてアップデートした個(ge)(ge)人(ren)面談が、この「MyPilot制度」です。

    今回は制度の具体的な内容に加え、この制度設計に関する社内プロジェクトが立ち上がった経緯、実際に3ヶ月間実施した現時点で感じている手応えなどをふりかえりました。

    「MyPilot制度」の具体的な目的と内容

    まずはじめに、今(jin)回私たちが実施した「MyPilot制度(du)」の初期設計(ji)内容をご紹(shao)介(jie)します。

    1)制度の目的

    メンバー同士の関係性(xing)の質(zhi)を向(xiang)上させる以(yi)外に、設定した目的(de)は大きく2つ。1つは、それぞれのメンバーに合ったメンタリングを実行(xing)し、組織(zhi)として前進すること。もう1つは、各メンバーのマネジメントスキルを高めるためのチャレンジの場(chang)をつくることです。

    後者の目(mu)的に関して、この制度を実施することでメリットや機会が得られるのは、メンタリングを受ける側だけではないと考えていました。メンターをする側のメンバーにとっても、貴重な機会になり得るためです。

    2)社内での位置付け

    コパイロツトではMyPilot制度以外(wai)にも、社内で十分な情報共有(you)やコミュニケーションを行うための施策や取り組みを模索(suo)しており、日々実践を重ねながらアップデートしています。

    2023年時点での取り組みは下(xia)図の通(tong)りです。これまでの取り組みは、全メンバーまたはチーム単位で行うものですが、MyPilot制度は「個人(ren)間」のコミュニケーションを「深(shen)める」取り組みとして位置づけています。

    3)制度概要と実施方法

    制度(du)の概要、実施(shi)方(fang)法は以下の通りです。当(dang)事者間(jian)の調整が必要な実施(shi)回数(shu)や実施(shi)時間(jian)には自由度(du)を持たせました。

    1. メンターの選定方法:メンティーがメンターを指名する

    話したい・相談(tan)したい内(nei)容に合(he)わせて、社内(nei)のメンバーからメンターをお願(yuan)いしたい人(ren)を選びます。メンター側がそれを受けるかどうかは、内(nei)容やスケジュールなどの要因も影響(xiang)するため任(ren)意(yi)としましたが、辞退する理由は本人(ren)宛に必ずフィードバックすることをお願(yuan)いしました。

    2. メンタリングの内容:当事者間で決める

    話す内容についてはメンター/メンティー同士で決めてもらいました。通常業務で困っていること、相談したいことを話すだけではなく、働き方やキャリアアップなどに関する壁打ちをする、メンターのキャリアや業務姿勢を質(zhi)問するなど、どのように活用できるかのサンプルを事前(qian)にいくつか提示しました。

    3. メンタリングの実施方法:当事者間で調整する

    実施方法(fa)についても、当事者同士で話し合(he)って決めてもらいました。実施の記録(lu)はツール(SuperGoodMeetings)上(shang)で可(ke)視(shi)化することを基本とし、実施してみてよかったメンタリングのやり方や手(shou)法(fa)については、積極的に共(gong)(gong)有をお願いしました。ただし具体的に話した内容については、議事録(lu)やメモの共(gong)(gong)有を責務にはしていません。

    4. 評価方法:会社を良くする活動への貢献として評価する

    メンターとしての活動については、「会(hui)社(she)を良くするための活動」に貢献したと捉(zhuo)え、個人の業績評価点(dian)に含めることにしました。本制度の実施にあたってメンター/メンティー双方がかけた時間(jian)、それによる成果を鑑み、評価に反映することを検討しています。

    社内プロジェクト化した背景とチームメンバーの声

    MyPilot制度立ち上げのプロジェクトは、メンバーのひとりが課題を「ActionBox」1に投稿したことからはじまりました。発起人となったのは、社内で採用関(guan)係の業務をリードしている船橋(qiao)友久さんです。

    「もともと、メンバーの人数が増えて業務内容も幅広くなっていく中で、定金さん(共同創業者)ひとりが全メンバーと面談し、すべてをフォローするのが難しくなっていることを課題と認識していました。それを解消するため、メンバー間でのカジュアルなメンタリングができないか、というアイデアが以前から出ていたんです。

    またこの1年ほどで、入社時のオンボーディング施策としてのメンター制(zhi)度に関してはしっかり仕(shi)組みを整(zheng)えてきましたが、既存のメンバーに向(xiang)けたものは未整(zheng)備でした。そこで採用ロールとして社内プロジェクトを立ち上(shang)げ、2人のメンバーに声をかけて制(zhi)度設計を進めていくことにしました」(船(chuan)橋)

    制(zhi)度の内容は、この3名でディスカッションを重ねながら決めていきました。プロジェクトメンバーとなった斎藤大(da)さん、山城理(li)奈さんは、そのプロセスについて次のようにふりかえります。

    「若干悩んだところといえば、メンターの選定方法についてでしょうか。メンティーは誰を選んでいいかわからない、メンターに指名されてもできるかどうか自信がない……など、マッチングが難しいのではないかという懸念はありました。

    ただこの制度はメンティー側のケアだけではなく、メンターのスキルアップも目的としていました。だからはじめは全メンバーからメンターを選定するという、一番自由度の高いやり方で実施してみることにしたんです」(斎藤)

    山城さんは、メンティー側の視点で考えたそうです。

    「当初は、すでに社内で実施している『チームで推進する制度』(※2)のチーム内でお互いにメンタリングをしていく案もありました。

    それも確かにわかりやすい方法ではありましたが、私個人としては、キャリア相(xiang)談や業務に関する質問など、その内容によって相(xiang)手を自(zi)由に選(xuan)べる仕組(zu)みが社内にあった方がいいと考えていました」(山(shan)城(cheng))

    第一回の実施。メンター/メンティーそれぞれが手応えを感じた

    MyPilot制(zhi)度設(she)計がひと通り完(wan)了し、2022年12月(yue)から3ヶ月(yue)間(jian)、全(quan)メンバー参加のもと1回目の取り組みを行いました。はじめての試みであるため多少は戸惑いもあったようですが、各自(zi)が自(zi)由に制(zhi)度を使い、いろいろな組み合わせでメンタリングを実(shi)施しました。

    プロジェクトメンバーの3人も、メンター/メンティーとして参加しました。
    メンティーに加え、メンターも経験した斎藤さんは...

    「私はメンターとして指名いただき、子育てと仕事の両立を軸にいろいろな話をしました。はじめは、自分に何か役立てることがあるだろうか?と思っていましたが、私が話をするだけではなく、逆に相手に質問をする機会にもなりました。

    このように1対1で深い話をする時間を、普段の業務の中でつくるのはなかなか難しいものです。今回の制度がなかったら、ここまでじっくり話をすることはなかったかもしれません」(斎藤)

    山城(cheng)さんも同じくメンターを経験(yan)しました。

    「私は同じチームで仕事をしている若手メンバーのメンターをしました。通常の定例ミーティングの場では話すべきこと、アジェンダが詰まっていて、ちょっと気になっていること、急ぎではないが困っていることなどを話している時間がなかなか取れないんですよね。

    でも同じプロジェクトに参加していたりすると、先輩や他のメンバーがどれだけ忙しいか目に見えてわかっているので、どんなに親しくても声をかけにくいものだと思います。特にオンラインだとそうですよね。

    そういう意味では、会社の正式な制度として実行されることによって、メンバーが相(xiang)互にフォローできる余地が増えたのではないでしょうか」(山城)

    フルリモート環境の今だからこそ必要な制度

    今後プロジェクトチームでは、第一回(hui)の感想・フィードバックを踏まえ、第二回(hui)の実施に向けて準備を進めていく予定です。

    「今回の制度は、大前提としてフルリモート環境になったからこそ生まれたものだと考えています。みなさんそうだと思いますが、リモートになって移動時間が不要になった分、以前よりも細切れにオンライン上の予定が入れやすくなりましたよね。

    そうした時間の使い方が当たり前になったことによって、オフィスにみんなが集まっていた頃の、業務の狭間にあったちょっとした対話の時間がこぼれおち、見過ごされているコミュニケーションがあると思います。

    本来はこうした制度などなくても、しっかりメンバー間のコミュニケーションが取れることが理想ではあります。でもまずはそのための一歩として、MyPilot制度が役割(ge)を果たせれば良いと考えています」(船橋)

    2023.6.7 追記

    『MyPilot制度』第一回を終えたメンバー三浦によるブログを公開しました。
    実際にどのように進められたのか気になる方は、ぜひこちらもご覧ください!

    nirjadesai.com


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    コパイロツトは、課題(ti)整理(li)や戦略立案から参画(hua)し、プロジェクトの推進(jin)支援(yuan)をいたします。お気軽にお問(wen)い合わせください!

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