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プロジェクトマネジメント・ナレッジマネジメント・組織づくりについてコパイロツトが
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    オンラインでもメンバーの関係構築を進めるため、アップデートした2つの制度

    リモートワークが続く中(zhong)、共(gong)に働く人と仕(shi)事以外の話(hua)をする機(ji)会が減り、メンバー間の関係(xi)構築が進みにくいことに問題意識を持(chi)っている会社も多いのではないでしょうか。

    コパイロツトは、2020年2月から全社的にリモートワークに移行。かつてはランチタイムやたばこ休憩、全員参加の懇親会などが担っていた交流の場を、オンラインでもつくるべく試行錯誤を重ねています1

    その一(yi)環として行ったのが、チームメンバーとのコミュニケーションに関する社(she)内(nei)制(zhi)度の再検(jian)討。今回は、「グッドサイクルごはん」「online食(shi)コミュニケーション」という2つのコミュニケーション促進のための制(zhi)度について、設(she)置の背(bei)景と制(zhi)度の内(nei)容、利用(yong)状況をご紹介します。

    個人の強みを活かしたチーム作りのためにも、メンバー同士の交流は大切

    コパイロツトでは普(pu)段、プロジェクトごとにチームを組んで働いています。各メンバーの得意分野や興味範囲を知(zhi)り、それぞれの強(qiang)みを生かしたチーム編(bian)成をするためにも、日頃の交流や情報交換は重要です。

    また、発見(jian)やアイデアは普段(duan)参加しているプロジェクトが異なる人との関わりや、自由な雑談から芽生えることも多いもの。プロジェクトメンバーとの定期的(de)なミーティング以外(wai)にも、社(she)内(nei)のさまざまなメンバーとラフに話(hua)す機会が大切(qie)だと考(kao)えてきました。

    コパイロツトでは以前からリモートワークを導(dao)入(ru)していましたが、意(yi)外と出社することを選ぶ人も多く、オフィスが「チーム内外のメンバーと対面(mian)し、気軽に交流する場」としても機(ji)能(neng)していたように思います。

    しかし全社的にリモートワークに移行してからは、会社で顔を合わせることによって自(zi)然(ran)発(fa)生していた業務外のコミュニケーションが激(ji)減。そのうえ、全社での食事会や交流会のような、雑談が中心となるオフラインの場作(zuo)りも難しい状(zhuang)況が続きました。

    そんな中、プロジェクトチーム内外のメンバーとのコミュニケーションについて、以下のような課題(ti)が見えてきました。

    • プロジェクトチーム外のメンバー:話すタイミングがあまりなく、どんな仕事をしていてどんな関(guan)心を持つ人なのか、知る機会(hui)が少ない

    • プロジェクトチーム内のメンバー:定例ミーティングがあるものの、アジェンダに沿(yan)って話すため、仕(shi)事(shi)と関係のない雑談が生(sheng)まれにくい

    これらの課(ke)題(ti)を解決することに加(jia)え、コパイロツトでは「食事」に着目しました。

    これまで仕事に熱中するあまり昼休みを忘れて働いてしまったり、1人でささっとご飯をすませていたりするメンバーを多く見かけていたのです。

    そこで健康(kang)のためにもしっかり休(xiu)憩や食事の時間を確保しつつ、メンバー間で気(qi)軽にコミュニケーションする機会(hui)にしてもらえたらと考え、複数人でのコミュニケーションを支(zhi)援する2つの制度をつくりました。

    グッドサイクルごはん

    「グッドサイクルごはん」は、コロナ禍以前(qian)からある、メンバー同士でのランチやディナーを利(li)用したコミュニケーションの場(chang)づくりを補助する制(zhi)度です。

    当初は対面のみで利用できる制度(du)でしたが、オンラインでコミュニケーションをとるときにも利用可能(neng)な形へとアップデートしました。

    利用条(tiao)件は、以下の通りです。

    • 2人以上で場を設けること
    • 月ごとに上限額を設定
    • 宅配やお弁当なども利用OK
    • オンライン、対面どちらも利用OK
    • 利用後に経費精算

    online食コミュニケーション

    「online食コミュニケーション」は、2020年5月(yue)につくられた、オンラインでの全体会議(yi)や交流会等のコミュニケーションを支援する制度です。

    コロナ禍(huo)以前のコパイロツトでは、メンバー全(quan)員が参加対象の交(jiao)流会(hui)(hui)を数(shu)(shu)か月に1度開催していました。コロナ禍(huo)に入り、大人数(shu)(shu)で集まることが難しくなったため、全(quan)社会(hui)(hui)の場はオンラインに移動して、この制(zhi)度を新設(she)しました。

    利(li)用(yong)条件は以下の通りです。

    • コパイロツト全メンバーが対象となる場であること
    • 全社に対して事前に開催を呼びかけていること
    • あらかじめ、環境ロール2に開催を伝えること
    • 1回の上限額を設定
    • 利用後に経費精算

    導入の成果と今後の見通し

    2つのコミュニケーション促進制度は、「全(quan)社に呼びかけ必須か、2人からでもOKか」という利用条件の違(wei)いを踏まえ、使い分けられています。

    出社時に偶然会ったメンバーとの食事に以(yi)前はよく利(li)(li)用されていた「グッドサイクルごはん」は、オンラインでの利(li)(li)用が中心となった現在も、引き続き少人数(shu)でのコミュニケーションに使われています。

    対する「online食(shi)コミュニケーション」は全社への呼びかけが必須ということもあり、全社で行なわれる勉強会やイベントなど、仕事に関連して多くのメンバーが集まる際に利用されています。

    2つの制度によって、普段(duan)あまり関わりのないメンバーと接する機会(hui)、そして普段(duan)から一緒に働くメンバーとのコミュニケーションを深める機会(hui)の両(liang)方が生まれ、以(yi)下のようなコミュニケーションが行なわれています。

    • ミーティングでは話しきれなかった近況をチームメンバーと話す
    • 産前産後休暇明けなど、久しぶりに復帰するメンバーと状況を共有する
    • 今の業務とは直接関連のないアイデアを交換する

    今(jin)ある2つのコミュニケーション促(cu)進(jin)のための制(zhi)度(du)を活用(yong)してもらえるよう周知しながら、今(jin)後も状況に合わせて制(zhi)度(du)を更新していきたいと考えています。

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    1. 以前紹介した「チームで推進する制度」も、交流を生み出すための制度の1つです。

    2. コパイロツトで職場環境づくりを担当しているチームのこと。

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