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プロジェクトマネジメント・ナレッジマネジメント・組織づくりについてコパイロツトが
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    リモートワーク環境下でもメンバー同士の交流をうながす「チームで推進する制度」が生まれるまで

    2020年からの約2年間で、リモートワークがすっかり当たり前(qian)になった会社も多いのではないでしょうか。

    コパイロツトが、全(quan)社的にリモート環境(jing)での勤務に切り替えることになったのは2020年2月(yue)頃。それから半(ban)年間(jian)ほどが経過してリモートワークが定着しはじめた8月(yue)頃から、わたしたちは、社内の情報(bao)がメンバー間(jian)で相互に流通・浸透する仕組みを作りたいと考えました。

    今回は、わたしたちが実際にどのように仕組(zu)みをつくり、リモート環境下でのコミュニケーション課(ke)題と向(xiang)き合ってきたのか、その取り組(zu)み内容をご紹介していきます!

    メンバー同士の関係性の構築、新入社員の受け入れなどに課題あり

    全社(she)的にリモートワークに切り替える以前に、定(ding)期的に行われていた情報共(gong)有(you)(you)目的の集まりは、週(zhou)1回の全体(ti)共(gong)有(you)(you)会と、3〜4ヶ月に一度行われる、共(gong)同創(chuang)業者の定(ding)金(jin)が各社(she)員と1対1で実施する面談の2つでした。全体(ti)共(gong)有(you)(you)会では会社(she)全体(ti)に関(guan)わる情報を、個別(bie)面談では、個人のキャリアに関(guan)する希望と会社(she)の方向(xiang)性をすり合(he)わせていました。

    ただ定金は、個人面談を続けるのはビジョンの共有や個人と会社とのチューニングの観点では良いものの、自分だけにメンバーの情(qing)報が集まりすぎてしまうことに課題を感じていたそうです。

    そこで他にも、メンバー同(tong)士の関係(xi)性の構築や、情報交換が気(qi)軽にできる仕組みを検(jian)討することにしました。リモートワーク環境に全面(mian)的に切(qie)り替(ti)わるまでは、各メンバーが昼(zhou)食(shi)の時(shi)間やたばこ休憩(qi)の際などに情報交換をしていたので、その代わりとなるような何かがほしいとも思っていました。

    またフルリモートワークの状況下で、新(xin)しいメンバーを迎えることになったのも、仕組みの構築(zhu)を後押しすることになりました。コパイロツトでは中(zhong)途入社したメンバーにメンターがつく制度があるのですが、新(xin)人のフォローをメンター個人にすべて頼るのではなく、チーム全員で迎え入れたほうがお互いの負荷が減るのではないか、と考(kao)えたのです。

    少人数のチームを社内でつくり、3ヶ月ごとに組み替えしながら活動

    リモートワーク環境におけるいくつかの課題を解消(xiao)するため、新たに社内でスタートしたのが「チームで推進する制度」です。

    この制度は、社内(nei)のメンバーを4人ずつのチームに分け、それぞれのチーム内(nei)で定期的(de)な情報共有や交流を行うというもの。チームは3ヶ月スパンで組み替えが行われ、できるだけ普(pu)段の業務(wu)であまり接点がないメンバー同士が一緒になるようにしています。

    ▲ついつい、いつも施策の「目的」を盛り沢山にしがちなコパイロツト。この制度を設計したときも、気づけば目的がこんなにも多岐にわたっていました。

    各(ge)チームごとに実施している、週1回(hui)のミーティングの基本的なアジェンダは以下の通りです。

    基本アジェンダ
    • 会社全体の情報共有と確認
    • 「GKC(Good, Knowledge, Copilot Good)」を共有
    • 「継続できる仕組み」のリサーチ結果を共有
    • お悩み相談


    会社全体の情報共有と確認

    全社的(de)な連(lian)絡事項や、会(hui)社の近況などを共有(you)・確認(ren)します。


    「GKC(Good, Knowledge, Copilot Good)」を共有

    コパイロツトでは、業務(wu)を最適化していく際のアプローチを共有し、さらにそれを抽象化して汎用的なメソッドへと落としこむ活動に力(li)を入(ru)れています。

    その一(yi)環として、「Good:今週の良かったこと、参考(kao)事例(li) 」「Knowledge:全(quan)体に共(gong)有されるべき、今後方(fang)法(fa)論(lun)になりそうな気(qi)づき」「Copilot Good:他の社員(yuan)の行動で良かったこと」をチーム内(nei)で共(gong)有します。

    参考 コパイロツトの取り組み紹介:良くする会議(1)「GPKOCの共有」


    「継続できる仕組み」のリサーチ結果を共有

    クライアントの事業だけではなく、世の中にあるビジネスモデルやスキームを広(guang)くリサーチし、自分が良いと思(si)った「継続できる仕(shi)組み」についてメンバーにプレゼンします。

    参考 コパイロツトの取り組み紹介:良くする会議(2)「良くする話」


    お悩み相談

    仕事で悩んでいることや、メンバーに相談したいことがあれば共有し、チーム内で話し合う時間を作ります。


    上記(ji)4つのアジェンダは絶対的なものではなく、目(mu)的にかなっていればチームごとにカスタムも可(ke)能(neng)。アジェンダの具体(ti)的な内(nei)容については、各(ge)チームのメンバー間で相談して決めてもらうようにしました。

    週(zhou)1回の定(ding)例ミーティングを行(xing)う以外にも、チームによってはオンラインでランチ会や飲(yin)み会を開催したり、クール終了(le)時に全(quan)員で振り返りをする時間を設けたりと、工夫をこらした取り組みが行(xing)われるようになりました。

    実際(ji)にさまざまなチームで活動してみると、集まるメンバーによって雰囲気や取り組み内容が変わることに面白味を感じます。

    制度を運用しながら、現在もアップデートを重ねています

    2020年8月からスタートしたこの「チームで推進(jin)する制度(du)」は、少しずつアップデートを重ねながら、現在も継続しています。当初の目的をすべてクリアできているとはまだいえませんが、リモートワーク環(huan)境下でメンバー同士がコミュニケーションをとるための良(liang)い機会になっています。

    今回は、この制度(du)を設計(ji)した背(bei)景(jing)と初期の取り組(zu)み内容に触れました。次回は、わたしたちが制度(du)を実際(ji)に運用しながらどのような改善を行っていったのか、メンバーから出た意見や、新たに生まれたルールなどを交えながらご紹介(jie)したいと思います。

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