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プロジェクトマネジメント・ナレッジマネジメント・組織づくりについてコパイロツトが
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    COPILOTのプロジェクトマネージャー1年目がクライアントのプロジェクト改善を支援して感じたこととは?

    こんにちは!コパイロツト社歴2年半、プロジェクトマネージャー1年目の賀川です。
    わたしは2022年の10月から2023年3月まで、のみなさんと共に「Project Sprint」を活用したプロジェクトの改善(shan)をする取(qu)(qu)り組みに参画しました。この記事では、今回のプロジェクト改善(shan)の背景(jing)と実際に取(qu)(qu)り組んだ内容、その後の変化(hua)までお伝えします!

    なぜ始まったのか――1人だけでプロジェクトをリードするのではなく、みんなでプロジェクトを推進する状態を目指したい

    今(jin)回プロジェクト改善を行うにあたり、はじめにコパイロツトから、プロジェクトの改善に取り組む推(tui)進メンバーのみなさんに向けて、定例会議を活用したプロジェクト推(tui)進のためのフレームワーク「Project Sprint」をご説明しました。

    これまでのコパイロツトの経験上、うまくいくプロジェクトの共通点として「会議(yi)(yi)を効率良く活用している」というものがありました。そこで今回も、会議(yi)(yi)をチューニングすることでプロジェクトが改善(shan)され、より前進(jin)していくのではないか、という仮説に基づき、まずは会議(yi)(yi)体に関(guan)する課題と、それぞれが思い描いている、プロジェクトが目指したい状(zhuang)態の言語(yu)化を行(xing)いました。会議(yi)(yi)やプロジェクトを改善(shan)する目的や、目指すべき状(zhuang)態をメンバー全員(yuan)ですり合(he)わせることで、今回の取り組みがスムーズに進(jin)むと考(kao)えたからです。

    課題や目指すべき状態の可視化はMiroを活用し、付箋にそれぞれ書いて共有していく形で進めました。そして、そこで出された付箋をグループピングし、優先度をつけ、チーム内で今一番改善していきたい課題を選定しました。今一番目指したい姿として浮かび上がってきたのは、「プロジェクトを進めるにあたってメンバー全員が、みんなでプロジェクトを推進する意識になっている」ということでした。

    全体定例のアジェンダを大きくリニューアルし、みんなでプロジェクトを推進する場を強化

    それまでの会議(yi)の進め方はプロジェクトリーダーもしくは決まったメンバーのみが全(quan)体定(ding)例(li)の会議(yi)のアジェンダの準(zhun)備や進行を行なっていることが多(duo)い状態でした。

    そこで、「プロジェクトメンバー全員(yuan)が、みんなでプロジェクトを推進するための会議」にリニューアルを行いました。具体的には、以(yi)下(xia)、4つのポイントを見直しました。

    1. 新しい全体定例のアジェンダを大幅に見直し

    • まずは既(ji)存の会議にコパイロツトも参加し、これまでの会議の進(jin)め方やアジェンダを確認しました。現(xian)状(zhuang)を把握した上で、どう改善していくのが良(liang)いのかプロジェクトメンバーの意(yi)見(jian)を反(fan)映しながら、まずはアジェンダの見(jian)直しを行(xing)いました。

    • 具体的な方法として、対象となった会議の参加メンバーのみなさんに、+ / Δ(プラス / デルタ)の振り返り手法を使い、「これからもこの定例会(hui)議で続けたいこと」や「今後(hou)改善(shan)したいこと」を付箋で書(shu)き出してもらいました。そして、+ / Δ(プラス / デルタ)で出た結(jie)果を踏まえて、新(xin)しい定例会(hui)議のアジェンダをメンバー全(quan)員で作(zuo)り直していきました。

    2. 会議で大事にしている4つの指針(グラウンドルール)を新設

    • 定例会(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)の最初に、参加(jia)者(zhe)全員(yuan)で会(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)で大事にしているグラウンドルールを読みながらそれぞれがやることを毎週の会(hui)(hui)(hui)議(yi)(yi)(yi)で把握していく状態(tai)を作(zuo)りました。

      • 自分でアジェンダを出そう
      • 自分の次の活動が想像できるようにしよう
      • みんなで議論を可視化しよう
      • みんなが議論に参加しよう

    3. 会議のファシリテーターを輪番制に変更し、アイスブレイクのアジェンダも追加して毎週変化をつける

    • 最初はプロジェクトリーダーが見直した新しいアジェンダでを使いながら会議を進めていましたが、徐々に定例会議のファシリテーターを輪番制に変更しました。

    • 新たに簡単なアイスブレイクの時間(5分程度)を設定。当番のファシリテーターは毎週テーマを検討し、参加者全員にテーマに対しての回答を発表してもらう形にしました。アイスブレイクがあることで、その後の会議の進め方や会議での発言のしやすさなど、場の改善に取り組みました。

    4. ひらめき・テンショントリアージ(*1)のアジェンダを会議最後の10-15分間で実践

    • 定例会議に参加しているメンバー全員で、現在進行形で進めているプロジェクト全体に対してのひらめきやテンション(提案や違和感など)をMiroに書き出してもらいました。そして、それぞれのテンションを解消していく時間を設けました。

    • 「みんなで進めるプロジェクト」ということで、プロジェクトを進める上でのその時々のアイデアの提案や不安を見過ごすことなく、すぐに解消することを心がけるような場づくりを設計しました。

    (※1)ひらめき・テンショントリアージとは: 各メンバーが思う現状に対しての新しいアイデア(ひらめき)や違和感(テンション)を全員で共有した上で、提案したメンバー自身が具体的な行動の提案に変え納得がいく次のアクションを決定するワークのこと。

    慣れていない進行だからこそプロジェクトメンバーの中で助け合いが生まれた

    「Project Sprint」を利(li)用した6ヶ月のプロジェクト改善の中(zhong)(zhong)で一番(fan)の大きな変化は、会議のファシリテーションを輪番(fan)制にしたことで、会議の中(zhong)(zhong)でも助け合いの雰(fen)囲(wei)気が徐(xu)々に増していったことです。今回初(chu)めてファシリテーターというポジションを経(jing)験(yan)する方もいましたし、またSuperGoodMeetingsというツールを初(chu)めて使う方もいました。ですが、進行をメンバー全員(yuan)、みんなが経(jing)験(yan)したからこそ、全員(yuan)で助け合いながら会議を進めていく雰(fen)囲(wei)気が生まれたのではないかと思います。

    また、テンショントリアージのアジェンダを設定したことで、特(te)定のメンバーからだけではなくさまざまな役割のメンバーから違和感やひらめきを拾(shi)い上げ、次(ci)のアクションへと繋げられるようになりました。改善が進むにつれて、都(dou)度感じているテンションが言語化され、次(ci)のアクションまで持っていく場面を見ることが増えていきました。

    みんなで議事録を書くことと、みんなでプロジェクトを推進することの関係性

    今回のプロジェクトが終(zhong)盤(pan)に差(cha)し掛かったころ、プロジェクトリーダーが不在の中で定例会議を実(shi)施(shi)する日がありました。その日は普段議事(shi)録を担(dan)当(dang)している方がファシリテーター担(dan)当(dang)であり、他のメンバーが議事(shi)録を取(qu)らなければならない状態(tai)でした。その際(ji)、他のメンバーが率先して議事(shi)録を取(qu)っている姿(zi)がみられました。会議が終(zhong)わった後、議事(shi)録取(qu)りを担(dan)当(dang)したメンバーが、「普段自分がやらない体(ti)験(yan)をしたことで、1人で議事(shi)録を取(qu)ることの大変さを感じた」と共有してくれました。

    たかが議(yi)(yi)(yi)事(shi)録(lu)(lu)、されど議(yi)(yi)(yi)事(shi)録(lu)(lu)。その時々のプロジェクト状況に応(ying)じて、議(yi)(yi)(yi)事(shi)録(lu)(lu)の目的(de)も異なってくると思います。今回(hui)のプロジェクトでは、議(yi)(yi)(yi)論(lun)の内(nei)容をできるだけ残しておくことを必要としていました。しかし、会議(yi)(yi)(yi)の中で行われている議(yi)(yi)(yi)論(lun)を議(yi)(yi)(yi)事(shi)録(lu)(lu)担当(dang)者(zhe)が全て理解しているとは限りません。話をしている議(yi)(yi)(yi)題によっては議(yi)(yi)(yi)事(shi)録(lu)(lu)担当(dang)者(zhe)の担当(dang)範(fan)囲外だったりもします。そのためにも、その時々に応(ying)じて役職関係なく、内(nei)容を把握している人が率(lv)先して記(ji)録(lu)(lu)を残しつつ、最終的(de)にはみんなでその日の議(yi)(yi)(yi)事(shi)録(lu)(lu)を作り上(shang)げていくことも重要だと改(gai)めて感じました。

    誰かの小(xiao)さな声かけからプロジェクトメンバーと一緒にできることを発見し、始めていくことは、「みんなでプロジェクトを進(jin)める状態」にする良いきっかけになると今回改めて実(shi)感しました。

    おわり

    今回のクラスメソッド社のProject Sprint導入によるプロジェクト推進改善でご参加いただいた方々の声も実績ページでご紹介しています。

    また、今回ご紹介しましたProject Sprint導入はProject Enablement内の1つの取り組みになっています。
    下記(ji)ブログにて「Project Enablement」についてもご紹(shao)介していますので、ぜひ合わせてお読みいただければ幸いです!

    nirjadesai.com

    そして、現在(zai)コパイロツトではプロジェクトマネジメントの経験が少なくても、クライアントのプロジェクト推進を支(zhi)えたいという強い思いを持ったメンバーを募集しています!

    p.s. 私自身プロジェクトマネジメントの経験が少ない中(zhong)でも、プロジェクトマネジメントスキルの必要性を感(gan)じCOPILOTに入社しました。プロジェクト推進は大(da)変(bian)そうだと思われることが多(duo)く、確(que)かに時には複雑で大(da)変(bian)なことの方が多(duo)いかもしれません。しかし全く楽しくないわけでもないと感(gan)じています。

    入社して、日(ri)々プロジェクト推進(jin)のあり方と向き合う中で「プロジェクトマネジメント=楽(le)しい」という視点(dian)にもスポットライトを当(dang)てていきたいと思うようになりました。プロジェクトベースで働くことが多(duo)くなった今だからこそ、多(duo)くの人たちに仲間と一(yi)緒にプロジェクトを推進(jin)する楽(le)しさを感じてもらえるよう日(ri)々活(huo)動してます。

    そして現在、私たちコパイロツトは自分(fen)たちの能力(li)を活かして楽しく働く人(ren)をさらに増やしていくべく、プロジェクト推(tui)進支援に挑戦(zhan)してみたいメンバーを募集しています!ぜひみなさまからのたくさんのご応募お待(dai)ちしています!


    執筆者 賀川 奈那実(かがわ・ななみ)
    プロジェクトマネージャー
    COPILOTの情報発信や「Project Climbing Challenge」というプロジェクトマネジメント講座の運営などを主に担当しています。また、さまざまな企業のプロジェクト推進の最適化支援なども行なっています。より多くの方がプロジェクトを通じて自分らしく活躍できるようサポートしていきたいと思っています。

    コパイロツトは、課題整理や戦(zhan)略立案から参(can)画し、プロジェクトの推進支援をいたします。お気軽にお問い合わせください!

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