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プロジェクトマネジメント・ナレッジマネジメント・組織づくりについてコパイロツトが
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    マネジメント経験ゼロのリーダーが、2年間「Project Sprint」を実践してみた

    これは10年(nian)以上まともにチームのマネジメントをしたことがなく、他者への権限移譲・タスクの切り分けが大の苦手で、定例会議はムダなものだと思い込んでいたプロジェクトリーダー(私)が、およそ2年(nian)間にわたり「」のプロジェクト推進メソッドを取(qu)り入(ru)れ、実践した結果(guo)をまとめたものです。

    はじめまして。情報発信チームのパートナーとして活動(dong)している、ライターの大島(dao)と申します。

    2年(nian)前にはじめてコパイロツトさんとお仕事をご一(yi)緒することになったとき、原稿を書くために「Project Sprint」の資料(liao)をいただきました。しかし……当時(shi)の私には難(nan)しい内容が多く、言(yan)葉自体(ti)は理解できてもその本質にはたどりつけませんでした。

    そこで私は、教えてもらったメソッドの一部を、自分が立ち上げたコミュニティの運営チームで実際に実践してみることにしました。

    その結(jie)果(guo)、自分でも驚(jing)くほどプロジェクトと向き合う意(yi)識が変(bian)わり、手応えを感(gan)じることが増えたので、今(jin)回(hui)はその内容(rong)を具体的にご紹(shao)介したいと思います。

    チームマネジメント経験ゼロ。「人に頼れ」といわれても……

    私が取り組んでいるプロジェクトの概要は以下の通りです。ごくごく小さなチームではありますが、「メソッドを実践するのにチームの人数は関係ないんだな」と実感しています。

    目的 同業者同士が交流を深めるコミュニティ(20名ほど)の運営
    チーム規模 自分を含めて3名(全員兼業)
    活動内容 イベントや勉強会の企画・運営/コンテンツ企画・制作・運用/入退会管理など

    「Project Sprint」を知(zhi)る前、私はこのチーム運営にとても悩んでいました。要因はいろいろあります。

    1)自分がタスクを切り分けないとプロジェクトが進まない

    自分ひとりで企画(hua)・運(yun)(yun)営が回(hui)らなくなり、他2人のメンバーに声をかけたものの、運(yun)(yun)営方針や活動(dong)の予定(ding)を握っているのは私ひとり。結局、細かいところまで全(quan)部自分で意思決定(ding)をし、「いつまでにこれをお願いします」とタスクをわたさないと回(hui)らない状況でした。私とそれぞれのメンバー1対(dui)1の不定(ding)期なやりとりが大半で、まだ「チーム」ではなく「外注(zhu)」という感じだったと思います。

    2)当初の決めごとがアップデートされず、実態とズレていく

    はじめは2人のメンバーそれぞれに「イベントディレクター」「運営アシスタント」という固(gu)定の肩書(shu)きをわたし、それに該当する特(te)定の仕事のみを手伝ってもらっていました。しかし状況が変(bian)わるにつれて、それが今のコミュニティに必要な役割とズレていく感覚(jue)がありました。かといって、肩書(shu)きを変(bian)えて新(xin)たにタスクを振り分(fen)けたとしても、このズレを解決できる気がしませんでした。

    3)チームを運営するノウハウ・経験が自分の中に一切ない

    経(jing)(jing)験豊富な方からみると、私の上記2つの悩(nao)みはごくごく初歩的なことなのかもしれません。ただ私は10年近くフリーライターとしてひとりで活動(dong)していたため、チームの運営(ying)経(jing)(jing)験、マネジメント経(jing)(jing)験が皆無(wu)でした。よく「もっと周(zhou)りを頼ればいいのに」といわれていましたが、正直なところ、何を誰にどう頼ればいいのかさっぱりわかりませんでした。(そういう性(xing)格だから仕方ない、と諦(di)めていた節すらあります)

    「SuperGoodMeetings」を使い、定例ミーティングをスタート

    このプロジェクトに「Project Sprint」のメソッドの一部(bu)を取(qu)り入れて実(shi)践してみた結(jie)果、どうなったのか。そもそも苦手意識が大(da)きかった私にとっては、劇的(de)な変化がありました。

    2年の間、特に意識(shi)して実(shi)践したことは次の通りです。

    1)個別のやりとりをやめ、「チーム」の定例ミーティングをセット

    2021年(nian)春から、月(yue)に2回、オンラインでチーム全員が参(can)加する定例ミーティングをはじめました。ミーティングの運(yun)営(ying)もメソッドにならって進めたかったので、「Project Sprint」のサポートツールである「」を使うことに。はじめの半年(nian)間ほどはミーティングの進行役(yi)を自(zi)分が担当し、とにかくメンバーに慣れてもらうことを意識していました。

    初期の頃に入力した実際のSGMs画面。まだ運用に慣れておらず、アジェンダの粒度が荒かったり、目的がはっきりしていないものも多かったように思います。

    2)タスクベースではなく、マイルストーンを設定して共有した

    個(ge)々にタスクを振り分(fen)けてその進(jin)捗を確認(ren)するのではなく、「いつまでに何をクリアしたいか」「どういう状況になっていたら理想的(de)か」を書き出(chu)し、2-3ヶ月ごとのマイルストーンとして全員(yuan)の共通認(ren)識(shi)にしました。初期段階では、全員(yuan)で話し合うのではなく、とりあえずわたしがマイルストーンを設定していました。

    3)固定の肩書きではなく、それぞれの「役割」をアップデートした

    「コミュニティ代表(biao)」「イベントディレクター」「運(yun)営(ying)アシスタント」という固定の肩書きでそれぞれのメンバーを認(ren)識(shi)することをやめ、改めてそれぞれがどんな役割(ge)を担えばいいのかを話(hua)し合(he)い、アップデートしました。ちなみに私(si)たちは最初の話(hua)し合(he)いを、次のような手順(shun)で行いました。

    ①リーダーから各メンバーへ、今後持ってほしい視点を提供する

    Before after
    コミュニティ代表 コミュニティ全体の方針を決める
    イベントディレクター コミュニティ内のコミュニケーションを活性化する
    運営アシスタント 事務手続きを円滑に行う
    コミュニティの活動を外に向けて伝える

    ② 1の視点をふまえて、自分が担うべきだと思う役割、行動を全メンバーが書き出し共有する
    ③ 自分の苦手なこと、周りのメンバーに補ってほしいことを書き出し共有する
    ④ それぞれのメンバーに対して期待する役割、行動をお互いに書き出し共有する
    ⑤ 3、4をふまえて、改めて自分が担うべきだと考える役割、行動をまとめて共有する

    はじめてロールセッションを行ったときのボード。私たちのチームにとっては、大きな転機になったワークでした。

    この3つの手法(fa)を取り入れてから、私たちのプロジェクトは目に見えて前(qian)進していきました。

    「チーム」の基盤ができ、危機的な状況にも耐えられた

    「Project Sprint」を学び、「SuperGoodMeetings」を使い始めてから約2年。現時点で実感(gan)できている主な変化、手(shou)応えには次のようなものがあります。

    1)メンバー間の役割分担が明確になり、対等な「チーム」になった

    肩(jian)書きではなくそれぞれの「役割」を意識するようになったことで、メンバー自(zi)(zi)身が自(zi)(zi)律的に考(kao)え、行(xing)動してくれることが増えました。私がタスクをいちいち分(fen)解しなくても必要な業(ye)務(wu)がきちんと遂行(xing)されるため、かつて私にかかっていた負荷は激減しています。それに加え3人でチームミーティングを行(xing)うようになったので、メンバーとの関(guan)(guan)係性が「外注先」ではなく「お互(hu)いに対等な関(guan)(guan)係の運営チーム」に変化(hua)できたことが本当に大きかったと感じます。

    2)定例ミーティングで、一定のコミュニケーションが継続して取れている

    私が「もっと周りを頼れば」といわれても具体(ti)的(de)な対処法がわからなかったのと似たようなところで、「コミュニケーション不足(zu)」という課題に直面し、四(si)苦(ku)八(ba)苦(ku)している方もいるのではないかと思います。私たちの場(chang)合(he)、定例(li)ミーティングがとてもよいコミュニケーションの場(chang)として機能(neng)しました。

    メンバーと同じオフィスで仕(shi)事(shi)しているわけではないので、オンラインミーティングの時間(jian)でできる限り、お互いの状況変化(hua)を把握(wo)したり、課題を一緒(xu)に考(kao)えたり、不安な要(yao)素を洗い出(chu)したり。少なくともこの2年(nian)、私の認識(shi)している範囲にはなりますが、チーム内で深刻な認識(shi)のズレが発覚したり、大きな不満が噴出(chu)したり……といったことは起きていません。

    3)マイナスな状況の変化にも耐えることができた

    1、2でチームの基盤(pan)が固められた結(jie)果、マイナスな出(chu)来(lai)事(shi)が発生したときもなんとか乗(cheng)り切ることができました。

    2022年、私が諸(zhu)事(shi)情で十分な活動をできなくなった時期があったのですが、メンバー2人がそれぞれの役割をしっかり果たしてくれて、活動量は縮小しつつもコミュニティ運営自体はスムーズに続けられたのです。以前(qian)のまま、私がすべてを握って個々のタスクを振(zhen)り分ける方法を続けていたら、このプロジェクトは間違いなく、早々に破綻していたでしょう。

    チームメンバーからのコメント

    最後に、メンバーにはこの2年の取り組(zu)みがどのように映っていたのか、改めて聞いてみました。

    ちなみに今回、改めてチームメンバーから話を聞いておもしろいなと思ったのは、「Project Sprintを実践しているぞ〜!という感覚はあまりなかったけど、SGMsを使うなかで自然と実行できている状態になっていたんですね」といわれたことです。

    Aさん:「2年前までは達成したい行動指標はあるものの、タスク消化だけに気を取られ、プロジェクト全体の目標を把握しないまま動いていたように思います。

    今は、定例ミーティングの度にSuperGoodMeetingsを使うので、タスクの進捗確認だけでなく、定期的に目標値と現状を照らし合わせる機会ができ、プロジェクトの状態がかんばしくないときにもいち早く気付けるようになりました。

    自身の課題としては、ミーティングの限られた時間内に議題を効率良く最適なゴールへ導けるよう、アジェンダの立て方やファシリテーションの精度をさらに高めていきたいです」


    Bさん:「SuperGoodMeetingsを使うようになってから、プロジェクトの目標やマイルストーンを確認する機会が増え、未来や理想の状態から逆算して『今すべきこと』を考えやすくなったように感じています。

    SGMsのフォーマットに沿ってアジェンダを記入するだけで、話す内容が具体的になっていくのも面白いです。今後はミーティングで話したほうがよい内容と、チャットツール等での共有でOKな内容を、さらに見極めていきたく思っています」

    苦手・できないと思い込んでいたのは、単に「方法を知らなかったから」

    今(jin)では他2人のメンバーもずいぶん慣(guan)れてきており、定例ミーティングの進行役(yi)を交(jiao)代で担(dan)ってもらっているほか、アジェンダの入力も各(ge)自が積極的に行ってくれるようになりました。私たちのチームには、もう「SuperGoodMeetings」が欠かせません。(議事録作(zuo)成もタスク管理も、すべてここで行うようになりました)

    今回ご紹介した私の経験は、3人という小規(gui)模(mo)なチームでの話であり、プロジェクト推進におけるごくごく一部の側面にすぎないと思(si)います。

    ただひとついえるのは、「マネジメント経(jing)験がない」「チームが苦手」「人(ren)を頼れないのは性格だから仕(shi)方ない」と思い込んでいた私(si)でも、「Project Sprint」のメソッドを学びそれを一つひとつ実践することで、チームの状況(kuang)を変え、着実にプロジェクトを前に進められたということです。

    今年はさらにこのプロジェクトを発展させるべく、引き続き教えていただいたメソッドをふまえて、常にアップデートを意識しながらチームの運営を続けていこうと考えています。

    執筆者 大島 悠(おおしま・ゆう)
    ライター
    企業広報領域を専門とするライター。2013年からフリーランスとして中小企業のコンテンツ制作、情報発信に携わっている。コパイロツトではパートナーとして、情報発信チームの一員として活動中。

    コパイロツトは、課(ke)題整理(li)や戦略立(li)案(an)から参画し、プロジェクトの推進支援をいたします。お気軽(qing)にお問(wen)い合わせください!

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